A. Contenu et procédure
1. Puis-je téléphoner à la Fondation pour discuter de l’élaboration d’un projet ou du choix d’un projet parmi plusieurs projets envisagés ?
Non. Dans un souci d’impartialité et de traitement égalitaire de toutes les demandes, il n’est pas prévu de discuter d’une demande en particulier avant d’avoir reçu les réponses au questionnaire qui décrivent le projet à soutenir. Les critères de recevabilité d’une demande sont disponibles sur le site web de la Fondation sous la rubrique « Marche à suivre ».
2. Dois-je introduire plusieurs demandes relatives à des projets qui s’inscrivent dans une même stratégie globale ou introduire une seule demande ?
Il appartient au porteur de projet de décider de ses priorités et, en conséquence, d’introduire une demande pour le projet qu’il a choisi.
3. Puis je adresser des informations supplémentaires sous forme de fascicules, d’extraits de presse etc. qui complètent les informations reprises dans le questionnaire ?
Non. La Fondation n’est pas en mesure de traiter un flux de pièces additionnelles. Il vous est loisible d’extraire quelques données essentielles de ces pièces d’information pour les inclure, très succinctement, dans vos réponses. Il est aussi possible de fournir les liens hypertextes renvoyant à ces pièces. Si, après un premier examen du questionnaire, avant la tenue de la réunion du Comité de Sélection, des clarifications s’avèrent indispensables, la Fondation prend l’initiative de contacter le porteur de projet à ce sujet.
4. Le questionnaire ne permet pas l’ajout de tableaux. Puis-je les envoyer de façon séparée ?
Si vous souhaitez introduire des tableaux qui se rapportent précisément à une question donnée, ou utiliser des formats de texte qui n’entrent pas dans le canevas du questionnaire, et que vous jugez indispensables à la bonne compréhension du projet, vous pouvez en informer la Fondation via la rubrique « Contact » disponible sur le site de la Fondation.
5. A quel moment puis-je soumettre une demande de soutien pour un projet : à son début ? en cours de développement ?
Des demandes de soutien peuvent être adressées à la Fondation en vue de commencer un projet bien élaboré et planifié ou au cours du développement d’un projet pour le soutien d’une phase donnée.
6. Ma demande a été envoyée par erreur en dehors de la période de soumission. Est-il nécessaire de remplir un nouveau questionnaire ?
Les demandes envoyées en dehors de la période de soumission ne sont pas recevables. Il faut adresser une nouvelle demande en actualisant, si nécessaire, les informations fournies dans le questionnaire, en vue de son examen lors du nouvel appel à projet.
B. Porteur de projet
7. Est-il possible de postuler au nom d’une structure qui est en cours de création ?
Il est préférable que la structure soit formellement établie au moment de la demande pour garantir la fiabilité du porteur de projet et la mise en œuvre du projet dans des délais raisonnables.
8. Est-ce qu’une instance publique peut introduire une demande de soutien ?
Les instances publiques ne sont pas habilitées à introduire des demandes de soutien financier auprès de la Fondation Privée QiGreen.
9. La Fondation soutient-elle des projets hors de Belgique ?
Un projet dont la réalisation est située hors de Belgique est éligible pour un soutien éventuel, à condition qu’il soit administré par une organisation située en Belgique habilitée à percevoir le paiement du montant octroyé, et à en assurer le suivi et l’évaluation des résultats obtenus.
10. Est-ce qu’un porteur de projet situé à l’étranger peut introduire une demande de soutien pour un projet à développer en Belgique ?
Oui à condition que le porteur de projet soit représenté par une organisation intermédiaire située en Belgique habilitée à percevoir le paiement du montant octroyé, et à en assurer le suivi et l’évaluation des résultats obtenus.
C. Budget et dépenses
11. Est-ce que les frais de personnel sont éligibles ?
Préférence est donnée au soutien de frais d’équipement. Un soutien pour maintenir ou engager du personnel peut être considéré sous réserve que ce soutien soit limité dans le temps. La Fondation ne s’engage pas à couvrir les frais récurrents d’un poste de salarié dont elle aurait aidé au recrutement ou au maintien pour consolider l’association à un moment donné. Le porteur de projet est invité à se doter de moyens d’auto-financement ou de rechercher des sources de financement alternatives qui garantissent la pérennité du projet et le maintien de son personnel.
12. La Fondation a-t-elle fixé un montant plafonné de ses soutiens financiers ?
La Fondation n’a pas fixé de montant minimum ou maximum pour les soutiens qu’elle octroie. Elle s’attend à ce que le budget indiqué dans la demande couvre le financement des moyens à mettre en œuvre pour accomplir les activités envisagées. Elle examine l’adéquation entre les postes budgétaires notifiés dans la demande et les moyens prévus. Elle peut décider d’accorder le montant total demandé ou une partie de celui-ci.
13. Les versements des soutiens octroyés se font-ils après les dépenses sur base de preuves et faut-il donc préfinancer le projet ?
Les montants octroyés sont versés dans le mois qui suit la notification de l’acceptation de la demande. Les explications relatives à l’utilisation des montants aux postes budgétaires listés dans la demande sont à fournir dans la partie financière du rapport d’activité requis à la fin de la période couverte par le soutien. Pour des dépenses importantes, il peut arriver que des preuves de paiement soient exigibles en fin de projet.
14. Est-il possible d’obtenir une aide financière urgente afin de ne pas devoir mettre mon projet en pause jusqu’au moment de votre réponse ?
Non. Nous vous invitons à chercher des sources de financement alternatives en cas d’urgence.
D. Contact avec la fondation
15. Est-ce que la Fondation répond par voie postale ou par courriel et est-il possible de connaître le statut de ma demande au cours du processus de sélection ?
Ce n’est qu’à la fin du processus de sélection que le porteur de projet est informé par voie postale et par courriel de l’acceptation ou non de sa demande.
16. Pourriez-vous nous donner une adresse de contact ?
Nous vous invitons à vous référer au formulaire de « Contact » du site de la Fondation.
E . Questions techniques
17. Comment accéder à mon questionnaire sauvegardé ?
Lorsque vous accédez au questionnaire pour la première fois, cochez la case devant la question : “Désirez-vous profiter de la sauvegarde automatique dans ce formulaire ?”
Vos données seront automatiquement conservées. Attention, les données sont sauvegardées pendant 30 jours maximum.
18. Comment récupérer mon questionnaire quand il est déjà envoyé afin de l’améliorer ou le compléter ?
Vous ne pouvez plus récupérer votre formulaire une fois que celui-ci a été envoyé.
19. Je n’ai pas reçu d’accusé de réception. Pouvez-vous nous confirmer que vous avez bien reçu mon dossier complet.
Lorsque vous envoyez votre formulaire un message vous indique que votre formulaire a bien été envoyé. Une copie de votre formulaire complété est envoyée par e-mail à l’adresse indiquée dans le formulaire.
20. Au moment d’envoyer le questionnaire rempli, tous les champs se sont remis à vide et je n’ai reçu aucun message de confirmation. Dois-je remplir un nouveau formulaire ou tout est-il OK?
Si tous les champs du formulaire ont été correctement complétés, un message vous indique que votre formulaire a bien été envoyé. Une copie de votre formulaire complété est envoyée par e-mail à l’adresse indiquée dans le formulaire. Les champs sont remis à vide dès l’envoi effectué.